Arquivo - Módulo 2

Os Prazos de conservação dos documentos no Arquivo

Os três princípios básicos sobre os quais, como gestores de informação, teremos que avaliar no nosso dia-a-dia são:

• Utilidade:

No arquivo não é só importante a legalidade e a historicidade mas também a utilidade dos documentos que passam pelas três fases que são os activos com valor primário pois são utilizados frequentemente, os semi-activos que são pouco consultados e os inactivos que não são consultados.
Avaliar o momento dessa transferência é um momento sempre de interrogações.
A utilidade então consiste nas vezes que se consulta as cartas, faxes, encomendas, entre outros documentos que podem vir a ser necessários para funcionamento dos vários departamentos da empresa.

• Legalidade:

Este artigo é referente ao CIVA e diz respeito a pessoas colectivas

Artº 52º Prazo de arquivo e conservação de livros, registos e documentos de suporte

1 - Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respectivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos.
E seguintes...

• Historicidade:

A historicidade de qualquer documento é uma mais-valia para a empresa, pois além de pertencer ao património desta, permite uma investigação posterior ou futura, do que foi a sua história e evolução, entre outros aspectos de pesquisa por vezes necessários e relevantes sobre o documento.
A eliminação de um documento, pode por vezes deixar um vazio sobre qualquer assunto, que a este diga respeito. A sua Historicidade torna-se importante também no ponto de vista da Utilidade e da sua Legalidade.