
Os Prazos de conservação dos documentos no Arquivo
Os três princípios básicos sobre os quais, como gestores de informação, teremos que avaliar no nosso dia-a-dia são:
- Utilidade:
No arquivo não é só importante a legalidade e a historicidade mas também a utilidade dos documentos que passam pelas três fases que são os activos com valor primário pois são utilizados frequentemente, os semi-activos que são pouco consultados e os inactivos que não são consultados.
Avaliar o momento dessa transferência é um momento sempre de interrogações.
A utilidade então consiste nas vezes que se consulta as cartas, faxes, encomendas, entre outros documentos que podem vir a ser necessários para funcionamento dos vários departamentos da empresa.
- Legalidade:
Artº 52º Prazo de arquivo e conservação de livros, registos e documentos de suporte
1 - Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respectivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos.
E seguintes...
- Historicidade:
A eliminação de um documento, pode por vezes deixar um vazio sobre qualquer assunto, que a este diga respeito. A sua Historicidade torna-se importante também no ponto de vista da Utilidade e da sua Legalidade.
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